Huishoudelijk reglement - Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening

Enig artikel.

De wijziging van het huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd :

 

Artikel 1.

De Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening vergadert wanneer zij bijeengeroepen wordt door de voorzitter.  Zij vergadert minstens tweemaal per jaar.

 

Wanneer de voorzitter verhinderd is, gebeurt de bijeenroeping door de ondervoorzitter.

 

De voorzitter is gehouden de commissie bijeen te roepen

  • binnen de vijftien dagen die volgen op een verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemees-ter en schepenen.
  • op verzoek van minstens één derde van de (effectieve) leden van de commissie.
  • binnen de vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een vergunningsaanvraag dat wordt voorgelegd door de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar of het college.

 

Artikel 2.

De leden van de commissie en de externe genodigden worden ten minste tien dagen voor de vergadering uitgenodigd.

 

Elk lid van de commissie kan ten laatste vijf dagen voor de vergadering agendapunten doorgeven aan het secretariaat.

 

De extra agendapunten worden aan de leden overhandigd bij het begin van de vergadering.  De leden be-slissen bij het begin van de vergadering bij gewone meerderheid over het al dan niet behandelen van de extra agendapunten.

 

Artikel 3.

De voorzitter stelt de agenda vast en stuurt die samen met de uitnodiging, hetzij schriftelijk, hetzij per e‑mail, aan de leden van de commissie.

 

Bij de uitnodiging en de agenda wordt minstens een samenvatting of een toelichting gevoegd over de punten die besproken worden op de vergadering.

 

Alle documenten die relevant zijn liggen minimum 5 dagen voor de vergadering ter inzage op het perma-nent secretariaat.

 

Artikel 4.

De commissie kan slechts geldig beslissen als ten minste de helft van de leden aanwezig is.

Is dit niet het geval, dan kan de commissie op de eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over het reeds voorgelegde onderwerp.

Voorwaarde is wel dat de nieuwe vergadering niet binnen de 24 uur na de eerste plaatsvindt.

Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.

 

Artikel 5.

De commissie beslist bij meerderheid van de aanwezige leden.  De plaatsvervangers hebben – bij afwezig-heid van het effectief lid – eveneens stemrecht.  Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de dienstdoende voorzitter beslissend.

De vaste secretaris van de commissie heeft geen stemrecht.

 

Een lid van de commissie dat persoonlijk belang heeft bij het besproken onderwerp, mag noch de bespre-king ervan noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen.

 


Artikel 6.

De commissie beslist – onverminderd de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer – bij twee derden van de stemmen van alle leden, over het geheel of gedeeltelijk openbaar houden van een vergadering.

 

Artikel 7.

Leden die niet aanwezig kunnen zijn op een vergadering worden vervangen door hun plaatsvervanger.  De plaatsvervangers hebben in dit geval stemrecht.

 

Het lid dat verhinderd is om een vergadering bij te wonen verwittigt minstens 48 uur op voorhand schrifte-lijk of per e-mail de voorzitter.

 

Hij verwittigt terzelfdertijd zijn plaatsvervanger en overhandigt hem alle noodzakelijke documenten.

 

Artikel 8.

De voorzitter – bij diens afwezigheid de ondervoorzitter – leidt de vergaderingen van de commissie.

Tijdens de vergadering mag het woord alleen gevoerd worden na de toestemming van de voorzitter.  Als een spreker zich hieraan niet houdt kan de voorzitter hem/haar het woord ontnemen.

De voorzitter kan de beraadslagingen sluiten wanneer hij meent dat bij de behandeling van een onderwerp geen nieuwe elementen meer naar voor worden gebracht.

 

Artikel 9.

Elk lid dat zonder verantwoording driemaal na elkaar afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend.  De voorzit-ter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte.

De voorzitter stelt de gemeenteraad hiervan eveneens in kennis.

 

Een lid dat niet meer beantwoordt aan de voorwaarden, zoals in de vigerende wetgeving is gesteld, is ambtshalve ontslagnemend.  Deze voorwaarden zijn:

  • geen lid zijn van een adviescommissie voor ruimtelijke ordening op een ander bestuursniveau.
  • deel blijven uitmaken voor de geleding waarvoor men werd verkozen.
  • geen lid zijn van de gemeenteraad of het schepencollege.

 

Het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet, of ambtshalve ontslagnemend is, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd.

 

Artikel 10.

De commissie nodigt voor elke vergadering de leider uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad; of één door de fractieleider aangeduide vertegenwoordiger.

 

Deze kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking.  De beraadslaging en de stemming over het advies mogen zij evenwel niet bijwonen.

Wanneer die delen van de vergadering openbaar worden gehouden, mogen zij de beraadslaging en de stemming wel bijwonen.  Zij kunnen in elk geval nooit deelnemen aan de beraadslaging of de stemming.

 

Een afgevaardigde van een politieke fractie die een persoonlijk belang heeft bij het besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen.

 

Artikel 11.

Plaatsvervangende leden worden niet op de vergaderingen uitgenodigd.  Het verslag van de vergadering krijgen zij wel toegestuurd.

 

Artikel 12.

De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokke-nen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp.  Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies en de stemming erover niet bijwonen.

Wanneer die delen van de vergadering openbaar worden gehouden, mogen zij de beraadslaging en de stemming wel bijwonen.  Zij kunnen in elk geval nooit deelnemen aan de beraadslaging of de stemming.

 

De commissie kan bij twee derden van de stemmen van alle aanwezige leden beslissen om werkgroepen op te richten voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken.

 

Artikel 13.

Tijdens de vergadering van de commissie mag er, behalve eventueel voor het opmaken van het verslag, geen gebruik gemaakt worden van registreerapparaten, zoals geluidsbanden.

 

Het is evenmin toegelaten gebruik te maken van film- en fototoestellen, tenzij met voorafgaande toelating van de voorzitter.

 

Artikel 14.

De secretaris maakt van de vergadering een verslag op dat de essentie van de bespreking weergeeft en de gebruikte argumenten.

Het verslag bevat eveneens de formulering van het advies met de volgende punten:

  • de namen van de aanwezigen en van hen die verhinderd waren;
  • de weergave van eventuele toelichtingen en de bespreking van het advies;
  • de stemming over het advies;
  • de aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits …);
  • de weergave van de minderheidsstandpunten.

 

Artikel 15.

Er worden presentiegelden toegekend voor de aanwezigheid van de effectieve leden en bij afwezigheid hun plaatsvervanger.  Daartoe tekent ieder aanwezig lid op de vergadering de presentielijst.

 

Er wordt een vergoeding voor reiskosten verleend voor het bijwonen van vergaderingen in opdracht van de commissie.  In dit geval wordt er geen presentiegeld toegekend.

 

Ze kunnen terugbetaling krijgen van de verblijfskosten gemaakt voor het bijwonen van studiedagen, seme-naries, congressen, … in opdracht van de commissie.  In dit geval wordt er geen presentiegeld toegekend.

 

Tot de terugbetaling van de reis- en verblijfskosten mag worden overgegaan op voorlegging van een verant-woordingsmemorie die de werkelijk gedane uitgaven moet staven.

De presentiegelden en de kilometervergoeding worden bepaald door de gemeenteraad.

 

Artikel 16.

De commissie kan iedere keer beroep doen op externe deskundigen.

 

Deze externe deskundigen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking.

De beraadslaging en de stemming over het advies mogen zij eveneens bijwonen.  Zij mogen in geen geval deelnemen aan de beraadslaging of de stemming.

 

Aan deze externe deskundigen wordt een presentiegeld toegekend ten bedrage van 121,05 EUR gekoppeld aan het spilindexcijfer 138,01 en dit per bijgewoonde commissie-vergadering.

 

Aan deze externe deskundigen wordt een vergoeding voor reiskosten verleend voor het bijwonen van verga-deringen in opdracht van de commissie.  In dit geval wordt er geen presentiegeld toegekend.

Er wordt een kilometervergoeding toegekend van 0,24 EUR per kilometer.

 

Deze externe deskundigen kunnen terugbetaling krijgen van de verblijfskosten gemaakt voor het bijwonen van studiedagen, semenaries, congressen, … in opdracht van de commissie.  In dit geval wordt er geen pre-sentiegeld toegekend.

Tot de terugbetaling van de reis- en verblijfskosten mag worden overgegaan op voorlegging van een verant-woordingsmemorie die de werkelijk gedane uitgaven moet staven.

 

Artikel 17.

De voorzitter en de secretaris zijn belast met de uitvoering van de beslissingen van de commissie.  Zij onder-tekenen alle verslagen, adviezen, opdrachten en documenten.

 

De voorzitter vertegenwoordigd de commissie.  De voorzitter kan de ondervoorzitter machtigen om dit in bepaalde omstandigheden of voor beplaade materies in zijn plaats te doen.

 

Artikel 18.

De voorzitter brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad en aan de leden van de commissie over het beheer van de werkingsmiddelen.  Het verslag heeft betrekking op het afgelopen kalenderjaar en wordt uitgebracht vóór 1 april van het daaropvolgende jaar.

 

Artikel 19.

Op de gemeentebegroting worden jaarlijks de nodige kredieten voorzien voor de werking van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening. Een voorstel van kredieten wordt jaarlijks voor 30 juni ingediend bij de bevoegde diensten van de gemeente.

De financiële, budgettaire, boekhoudkundige en wettelijke regels van toepassing op een gemeentelijke boekhouding zijn eveneens geldig voor de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening.”

 

Datum goedkeuring: 27 februari 2003

Datum bekendmaking: 3 maart 2003

 

Gemeenteraadsbesluit - Huishoudelijk reglement - Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening